Regulamin e-mediacji
E-mediacja może być prowadzona w następujących formach:
- telefonicznych połączeń telekonferencyjnych;
- połączeń wideo.
Mediator proponuje stronom rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość. Strony wyrażają zgodę na skorzystania z danego narzędzia.
Przygotowanie do e-mediacji
- Przed rozpoczęciem e-mediacji mediator przeprowadza rozmowę diagnostyczną ze stronami (za pomocą komunikatora, przez który będzie prowadzona e-mediacja), aby sprawdzić jakość połączenia i możliwości stron do komunikacji za pomocą danego komunikatora. Połączenie zostanie zainicjowane około 5-10 minut przed wyznaczonym terminem spotkania.
- Na wypadek problemów technicznych, mediator pozostaje również w dodatkowym kontakcie ze stronami (np. telefon w przypadku komunikacji wideo, mail – w przypadku telekonferencji).
- Strony wyrażają zgodę na e-mediację wraz ze zgodą na konkretne narzędzie teleinformatyczne.
- Warunki prowadzenia e-mediacji dla stron:
- bezpieczne i poufne miejsce, w którym strona będzie przebywać w trakcie mediacji, zapewniające swobodną komunikację,
- nieobecność osób trzecich w pomieszczeniu, w którym przebywa strona,
- w przypadku połączeń wideo – sprawna kamera w urządzeniu oraz mikrofon.
Przebieg e-mediacji
- E-mediacja rozpoczyna się od przedstawienia się i okazania do monitora dokumentu tożsamości.
- Mediacja jest poufna. Brak jest zgody na rejestrowanie / utrwalanie / zapisywanie na nośnikach analogowych i elektronicznych informacji ze spotkania, jak również z sesji / posiedzeń mediacyjnych.
- Przez cały czas trwania spotkania mediacyjnego nie można wyłączać mikrofonu, ani kamery (poza ustaloną przerwą).
- Podczas e-mediacji możliwe są przerwy. W takim przypadku jest możliwość wyłączenia mikrofonu oraz kamery i ponowne ich włączenie po upłynięciu czasu przerwy (bez opuszczania pokoju/sesji spotkania, aby uniknąć problemu z ponownym wejściem).
- Na każdym etapie mediacji jest możliwość przejścia z e-mediacji na mediację w formie tradycyjnej.
Podpisanie ugody może nastąpić:
- w zwykłej formie pisemnej:
- poprzez bezpośrednie spotkania mediatora ze stronami,
- w trybie obiegowym – ugoda podpisywana jest kolejno przez strony (podpisane egzemplarze ugody przez jedną stronę wysyłane są listem poleconym do drugiej strony; po podpisaniu ugody przez drugą stronę, egzemplarz z podpisami stron wysyłany jest stronie pierwszej; ugoda jest zawarta z datą złożenia ostatniego podpisu przez stronę);
- w trybie art. 78 § 1 k.c. (do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia ugody wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron. Do zawarcia ugody wystarczy zatem podpisanie tożsamej treści ugody osobno przez strony i wymiana tych dokumentów ugód między stronami.
- w formie elektronicznej, wymagane jest posiadanie przez strony podpisu kwalifikowanego.